Письмо — это способ думать, а не просто записывать
Я довольно долго думал, зачем вообще писать. Особенно когда нет задачи что-то опубликовать, когда никто не ждёт текста. Ну записал ты пару мыслей утром в ежедневную запись — и что дальше? Кажется, что это просто «для галочки».

А потом я понял одну важную штуку: пока не написал — не понял.

Это, кстати, не про «запомнить». И даже не про то, чтобы оформить красиво. Это про то, что сама попытка записать мысль вынуждает её осознать. Подобрать слова. Построить структуру. Проверить, а не фигню ли я сейчас думаю.

Я начал замечать это на работе. Когда готовишься к 1-to-1, пишешь ТЗ, готовишь КП — вдруг видишь: «О, тут дырка». Пока крутил идею в голове, всё казалось логичным. А когда перенёс на бумагу — стало ясно, что чего-то не хватает. Или наоборот: связал две вещи, которые раньше казались отдельными.

Письмо проверяет идею на прочность. Если не можешь её записать так, чтобы самому было понятно — значит, она ещё сырая. Ей нужно время. Нужно добрать детали. Или вообще отбросить.

И это крутая штука не только для работы. Я стал применять это и к личным вещам. Например, когда размышляю, как развиваться в спортивном плавании. Или когда просто хочется пообщаться с ChatGPT, чтобы он тебя почелледжил с вопросами. Беру и пишу. Не обязательно длинно. Иногда 3–4 абзаца хватает, чтобы выдохнуть. Иногда текст обрастает комментариями, вопросами, уточнениями. И я вижу, что мысль становится крепче прямо на глазах.

Есть пара правил, которые мне помогают:

— Пиши своими словами. Не копировать чужое, а объяснить, как понял сам.  
— Задавай вопросы прямо в тексте. «Почему я считаю так?», «А если наоборот?», «Что меня тут смущает?»  
— Не пытайся сделать идеально. Это черновик. Это процесс. Не публикация.

Я раньше думал, что письмо — это «последняя стадия». Что сначала идея, потом текст. А оказалось наоборот: письмо — это часть пути.

Хочешь подумать — попробуй написать. Даже если никто, кроме тебя, этого не увидит.

Самое большое заблуждение, когда человек говорит, что он может делать сразу несколько дел одновременно.

Первые кто это ощущают на себе — удаленщики. Как только твои родные начинают тебя отвлекать, производительность падает до нуля. Аналогично и с обычным задачами.

Мы не можем делать сразу несколько дел одновременно. Если ты отвечаешь в чате, ты не делаешь другую работу. Чтоб вновь погрузиться в неё, уйдет кучу времени.

Люди, которые говорят что умеют в многозадачность, ошибаются. Это проверил в своё время Дэниэль Каннеман. Дело в том, что переключение между заданиями требует усилия, особенно, когда это требуется сделать за маленький промежуток времени.

Поэтому нет смысла набирать кучу задач. Лучше взять 2-3 важные задачи на день, и концентрироваться на них. Мало кто выполняет 10-15 задач в течении недели. А под регулярку отводить отдельные временные промежутки.

Кстати, Каннеман и его партнёры в том же исследовании узнали, что талантливые люди, просто затрачивают меньше усилия и внимание на выполнении задачи. Аналогично поступают люди, которые очень опытны в каком-то деле.

Это не позволит выполнять сразу несколько дел. Это лишь позволит тратить меньше мозготоплива, на погружение в задачу и меньше уставать.

Меня постоянно выбешивают уведомления. Установил новое приложение, и забыл отключить уведомления. И вот, во время встречи экран телефона загорается и туда прилетает какая-то херь, которая в 99% случаев мне не нужна.

Я сделал простое для себя правило. Если было уведомление, и там была какая-то херь, нажми долгим нажатием на это уведомление и отключи любые уведомления для этого приложения.

Если уведомления важные, но отвлекают, то хотя бы отключай звук.

Единственные уведомления, которые у меня до сих пор есть со звуком — это предупреждение о встречи за 1 минуту. Высылает Google Calendar. Потому что опаздывать на встречи плохо, я буду тратить чужое время просто так.

Очень давно был на выступлении Ильи Бирмана на UWDC, где он показывал мастер-класс, как нужно работать с фотошопом и делать крутые вещи.

Его манера работы с программой завораживает. Каждое действие он делает через хоткеи (горячие клавиши). Вот тут надо срезать, раз и вуаля, уже работает с этим инструментом.

Переход от одного инструмента к другому происходил быстро и без каких-либо пауз. Там где новичок потратит кучу времени чтоб найти инструмент или переключить его, Илья делал это на лету и не задумываясь.

Я, когда начинаю работать с новой программой, насильно заставляю себя использовать хоткей. Расскажу как это происходило с Гугл доками:

Мне нужно выделить текст жирным → я иду в меню, и смотрю какая горячая клавиша отвечает за выделение жирным. И после этого выделяю через хоткей. Если забыл, снова иду, смотрю подсказку и опять делаю это через хоткей.

Важно делать это всегда через хоткей, а не нажимать на выделение в меню или на рибоне, чтоб вырабатывалась механическая память.

Вторая штука, которая сильно помогает ускорить работу — это быстрая и слепая печать. Не обязательно учиться печатать с десятью пальцами, но печать должна быть в два раза быстрее, чем написать такой же текст от руки.

Сначала будет больно и долго. Но потом это окупиться сторицей.

За 9 лет удаленной работы (2 года фриланс и 7 лет в IT-Agency) я научился поддерживать порядок, чтоб ничего у меня не терялось. О некоторых привычках я уже тут рассказывал. Сейчас хочу рассказать об основных привычках:

1. Веду ежедневные заметки — использую для этого обычный блокнот и дневные заметки в Obsidian. Записываю туда структуры встреч (что будем обсуждать на встрече, о чём не стоит забыть, какие задачи закрыть на встрече), итоги встречи (о чем сказал клиент, какие новые задачи появились), мысли по статьям, заметки, наброски постов.
2. Добавляю задачи в таск-трекер перед тем как что-то делать. Как только появляется задача записываю в таск-трекер, или в ежедневную заметку, а потом по окончанию встречи в таск-трекер. Если кому-то что-то пообещал → записал, чтоб об этом вспомнить. Включил подписку, за день до окончания задаю себе вопрос, а нужно ли отключать.
3. Закрываю все окна браузера. незакрытые окна браузера — это задачи или статьи, которые хочу когда-то в будущем прочесть. Если не могу сразу закрыть окно браузера, то записываю задачу в таск-трекер или сохраняю статью в Omnivore.
4. Удаляю все файлы, которые есть на рабочем столе. Обычно это документы, которые нужно было пересылать в течении дня. К примеру, счет и акт для клиента. Если не готов удалять, значит этот файл нужно поместить в определенную папку проекта или закинуть на личный диск (в папку проекта или в архив).
5. Отправляю в архив все email. Если что-то не архивирую → там задача. Записываю её в таск-трекер со ссылкой на gmail, и архивирую.
6. Держу порядок на диске. У меня на Яндекс-Диске и на PC структура PARA — Project, Area, Resources и Archive. Все что касается текущих проектов, уходит в Project (к примеру, поездка в Питер в 2024 году; или новый клиентский проект), всё что касается постоянных активностей (к примеру, плавание, здоровье) заношу в Area. Все что касается дополнительной информации уходит в Resources (книжки, записи семинаров). А Архив, это то что когда-то было полезным, а теперь я вряд ли к этому вернусь.
7. Ежемесячные, еженедельные и ежедневные обзоры. Каждый день в конце дня я просматриваю задачи, которые не завершил и планирую их на другие дни. Смотрю в календарь на следующий день. Вспоминаю текущий день. Смотрю в ежедневную заметку. Еженедельно прохожу то, что что-то сломалось в течении недели с точки зрения порядка. Ежемесячно подбиваю все счета, и выгружаю отчёты в архив, чтоб потом легче было найти если что-то сломается.

Самый лучший совет по повышению продуктивности, который можно дать любому специалисту: «Просто запиши задачу, а потом её выполняй».

Если хотите меньше забывать, меньше беспокоится и стрессовать, то начните с освоения этой привычки.

Когда к нам кто-то приходит, и дает задачу, то не стоит её сразу же выполнять. Вначале стоит записать её в планировщик. А после можно её выполнять. Почему это так важно?

Потому что мы можем не осознавать сколько лишней работы можем делать в течении дня. Если не записывать задачи, то нет возможности понять как автоматизировать процессы или делегировать простую работу другому человеку.

Когда начнете на автомате это делать, можно переходить к другим делам: планирование дня, недели, месяца; проектная сортировка; «зеленые» задачи и прочее.

Я читаю в дороге или перед сном. В день получается от 30 до 2 часов времени на чтение или обучения. Читаю все что нашёл для себя интересным: блоги, книги, телеграм-каналы (иногда смотрю видео или слушаю подкасты).

Даже если в течении дня я никуда не уходил, у меня почти всегда есть 30-60 минут перед сном. С юношества я приобрел привычку: люблю читать перед сном, это помогает мне заснуть. Теперь, когда не уставший, использую эту привычку перед сном.

В течении дня, если я натыкаюсь на материал, который хочу прочитать, то добавляю его в Omnivore. А в конце дня у меня уже есть контент, который можно прочитать.

Omnivore.app — это бесплатная утилита для сохранения контента. В браузере есть кнопка сохранения, понравилась статья → нажимаю эту кнопку. Если с телефона, нажимаю поделиться и кликаю на иконку Omnivore. Если это письмо (к примеру, рассылка), то отправляю на специальный email. Утилита бесплатная.

Как это мне помогает?
Я не трачу время на чтение в течении рабочего дня. Я знаю, что смогу это прочитать в то время, когда мне это наиболее удобнее. Поэтому эффект FOMO для меня не наступает (Fear of missing opportunity, с англ: Страх упустить возможность).

Ежедневно я веду заметки по каждому дню. Раньше это делал на бумаге в блокноте, а сейчас в дневных заметках Obsidian. Хочу сегодня рассказать для чего и как это помогает.

Не забыть

В течении дня проходит множество встреч и событий. Во время этих встреч в голову приходят интересные мысли → я их записываю. Договорились о чём-то → я это записываю. Прозвучал важный факт → я это записываю. Кто-то взял на себя ответственность за какую-то задачу → я это записываю. 30 минут обсуждали что-то и пришли к какому-то выводу → записываю, чтоб потом спросить про эту гипотезу или теорию (что случилось дальше).

Обычно в моменты встреч открывать условный Singularity и писать сразу задачи — сложно. Нужно придумать правильную формулировку, поставить дату, присвоить категорию. Пробовал, но в итоге забил → встреча уходит слишком далеко, пока я задачу сформулирую. Исключение, если что-то надо сделать сегодня.

Поэтому я вначале сбрасываю куда-то весь мусор из мыслей и идей. А в конце дня разбираю и уже формирую задачи/напоминания в Singularity.

Конспект встреч

Получилось так, что я параллельно веду конспект всех встреч. И смогу, если это понадобится вернуться и сказать о чём мы договорились. Конспект не должен быть супер-подробным. Такой, чтоб можно было понять что делаем, зачем и когда сделаем.

Прогресс 1-to-1 планёрок

На личных планёрках о чём-то договариваюсь с подопечными. Обо всём этом, мы с подопечным обсудим на следующей планёрке. Это очень сильно помогает экономить силы на подготовку к следующей личной планёрке.

Что дальше

Формат такого ежедневника постоянно меняю, что-то добавляю, что-то убираю. К примеру, изучение иностранного языка для меня не эффективен по такой методике. Старые добрые заметки в блокнот — намного эффективней (лучше запоминается).

Далеко не всё приживается. Где-то упрощаю, что-то добавляю и смотрю как приживётся. Но ядро — фиксировать факты и договоренности — работает прекрасно.

Если кто-то читал Максима Дорофеева или Барбару Оакли, то знают о такой технике, как «Помидор». Её часто рекомендуют применять, если вы страдаете от прокрастинации (на самом деле, против прокрастинации, достаточно позволить себе поработать хотя бы 5 минут). Но у нас в компании часто используется такая техника, если человеку тяжело соблюдать режим отдыха.

Суть техники:

— Ставим таймер на 25 минут (я сам использую 25).
— Все эти 25 минут работаем над задачкой, которую выбрали. Если во время Помидорки закончили задачку, то идём на отдых 5 минут, а потом начинаем новую задачку с новой Помидоркой.
— По окончании таймера идём 5 минут отдыхать, идеально если можно выйти на улицу. Иначе хотя бы пройтись, потянуться и т. п.
— После окончания отдыха, включаем следующую Помидорку.

Почему эта техника работает:

1. Она позволяет почувствовать состояние потока, когда ты полностью погружен в задачу... и вот опять Помидорка закончилась.
2. Мы не забываем отдыхать. И отдыхать действенно, а не шляться по соцсетям. Устаешь по окончании дня меньше.
3. День разбивается на отрезки. И благодаря отдыху, ты работает более сконцентрировано и успеваешь сделать больше, чем обычно.

Лично я не всегда использую эту технику. Обычно её включаю, когда у меня тяжелая монотонная работа или нужно подготовить большой текст. Именно в такие моменты, эта техника помогает не сойти с ума.

Пример распорядка дня с Помидорками

У нас рабочий день разбит на саму работу + обучение. На саму работу мы тратим 6 часов, и около 2 часов на обучение. Если посчитать в помидорках, то получится так:

Работа → 11-12 помидорок → В часах: 6 часов.
Учёба → 3-4 помидорки → В часах: 2 часа.

Помидорка: 25 минут работа + 5 минут отдых.

Если тяжело идёт рабочий день, можно попробовать вносить в жизнь эту технику.

Развитие новой привычки может вызывать у нас отторжение. Обычно это случается, когда мы стараемся навязать привычку нашему организму или мозгу. Организм и мозг скажет, что «хватит с ним экспериментировать» и мы забьем на эту привычку.

Можно прилагать силу воли, и на протяжении нескольких недель насильно заставлять себя что-то делать. Тогда у нас эта привычка будет восприниматься с насилием и неприятным действием.

Решение: начинать с чего-то малого и незначительного:

Если первый шаг вызывает отторжение, то надо еще упрощать. Как только привыкнешь к текущему шагу, делай следующий, посильный шаг.